L'Ufficio si occupa di protocollare tutti i documenti che riceve il Comune; ad ogni documento viene assegnato, attraverso un programma informatico, un numero di protocollo, che consente di recuperare il documento dall'archivio ogni volta si renda necessario. In altre parole, viene attuata una sorta di "schedatura" del documento, che lo rende riconoscibile e recuperabile.